Format numeracji faktur sprzedażowych

W celu ustawienia formatu numeracji faktur konieczne jest przejście do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Księgowość, pole Numeracja dokumentów księgowych (jest to możliwe tylko dla konta z rolą Administrator). 

W wybranym module, w sekcji Formaty numeracji faktur możliwe jest dodanie dziesięciu różnych formatów numeracji faktur.

Ręczna numeracja faktur  

W celu samodzielnego decydowania o numeracji dokumentów należy, korzystając z ikony kartki z długopisem, przejść do edycji pola Ręczna numeracja. Następnie trzeba zaznaczyć checkbox Ręczna numeracja faktur i zatwierdzić zmianę, klikając OK. 

Format numeracji faktur (domyślny)

Aby edytować format numeracji należy: 

1. Wybrać z listy formatów numeracji faktur format Domyślny, a następnie wybrać opcję Edytuj.  

2. Uzupełnić dane, tworząc domyślny format numeracji. 

Dostępne w systemie możliwości konfiguracji numeracji: 

• Skonfiguruj format - pozwala na wybór następujących zmiennych do formatu numeracji: numer, rok, dzień, miesiąc, kod grupujący 

Uwaga! Decydując się na format z kodem grupującym, konieczne staje się uzupełnienie pól: Grupuj wg oraz Sposób numeracji w grupach 

• Grupuj wg: 
  • oddział - w formacie numeracji pojawi się symbol oddziału fakturującego
  • użytkownik - w formacie numeracji pojawi się symbol użytkownika wystawiającego fakturę sprzedażową
  • centrum kosztów - w formacie numeracji pojawi się symbol centrum kosztów 

Centrum kosztów - w fireTMS może służyć do grupowania przychodów. Dzięki tej opcji każda faktura oznaczona zostaje odpowiednim symbolem centrum kosztów, co pozwala na generowanie raportów, który zespół pracowników ile zarobi.

• Sposób numeracji w grupach:
  
  • numeracja oddzielna dla każdego oddziału / użytkownika / centrum kosztów
  • numeracja wspólna dla każdego oddziału / użytkownika / centrum kosztów
    
    

Sposób numeracji w grupach pozwala na oddzielną numerację faktur w zależności od oddziału fakturującego, użytkownika wystawiającego dokument lub centrum kosztów.

• Długość numeru - pozwala zdecydować, z ilu cyfr ma składać się numer dokumentu
• Prefiks - część / tekst przed numerem, np. FV
• Końcówka - pozwala na dodanie dowolnego tekstu na końcu numeru
• Separator - pozwala na rozdzielenie poszczególnych części składających się na numer dokumentu
• Dodatkowy separator wraz z 
• Miejsce umieszczenia dodatkowego separatora - pozwala zdecydować, po którym elemencie ma znajdować się dodatkowy separator
• Rozpocznij od - pozwala na rozpoczęcie pracy w środku okresu rozliczeniowego. W tym miejscu należy wpisać cyfrę, od której ma się rozpocząć numeracja faktur 
• Wartość początkowa będzie ustawiona: 
• tylko za pierwszym razem - przy wystawieniu pierwszego dokumentu w systemie 
• dla każdego nowego cyklu numeracji - np. w stosunku do każdego pierwszego dokumentu w danym miesiącu
• Cykl numeracji: 
• brak cyklu - numeracja jest prowadzona przez cały okres działalności
• roczny - z początkiem każdego kolejnego roku numeracja jest rozpoczynana od nowa
• miesięczny - z początkiem każdego kolejnego miesiąca numeracja jest rozpoczynana od nowa
• Numeracja względem daty: 
• daty wystawienia faktur 
• daty sprzedaży faktury

Uwaga! Po wybraniu i uzupełnieniu odpowiednich opcji jest możliwość podejrzenia zmian, które wyświetlają się w sekcji Przykłady po prawej stronie okna.  

3. Następnie należy zatwierdzić wprowadzone zmiany przyciskiem OK.

Drugi i trzeci format numeracji faktur  

Jeżeli w ramach działalności danej firmy konieczne jest korzystanie z kilku formatów numeracji faktur, to system fireTMS umożliwia ustawienie jeszcze kolejnych dziewięciu formatów numeracji (poza formatem domyślnym). 

Chcąc ustawić kolejny format numeracji faktur, należy w sekcji Formaty numeracji faktur użyć opcji Dodaj, a następnie postępować analogicznie jak w przypadku ustawiania domyślnego formatu numeracji (instrukcja powyżej).

Uwaga! W systemie fireTMS jest możliwość ustawienia wszystkich powyższych formatów numeracji faktur - użytkownik wystawiający fakturę ma możliwość wyboru odpowiedniego. 

Przy zaznaczeniu checkboxa Nadaj numer ręcznie, pojawia się możliwość uzupełnienia pola Numer faktury samodzielnie, dowolnym numerem.