Bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann ein Benutzer bestimmten Niederlassungen zugewiesen werden und erhält Zugriff auf die Daten der einzelnen Niederlassungen. Diese Einstellungen können von einer Person mit Administratorrechten vorgenommen werden.
Um die Datensichtbarkeit einzuschränken, öffnen Sie die Einstellungen >> Benutzer und bearbeiten Sie den ausgewählten Benutzer mit der Option Bearbeiten (rechts auf dem Bildschirm).
Bearbeiten Sie anschließend das Feld Niederlassungen.
Soll der Benutzer Daten aus allen Niederlassungen sehen, aber nur in den ihm zugewiesenen Niederlassung Daten (z.B. Bestellungen) anlegen können, aktivieren Sie die Option oberhalb der Tabelle. Ordnen Sie den Benutzer anschließend den ausgewählten Niederlassungen zu.
Wenn die erste Option (über der Tabelle) deaktiviert ist, können Sie den Benutzer bestimmten Niederlassungen zuordnen und die Datensichtbarkeit innerhalb jeder Niederlassung festlegen. Es stehen drei Optionen zur Sichtbarkeitseinschränkung zur Auswahl:
Nur eigene Daten: Der Nutzer sieht nur seine eigenen Daten (Kunden, von ihm erstellte Aufträge etc.).
Alle Daten innerhalb der Niederlassung: Der Nutzer sieht alle Daten (Auftragnehmer, von anderen Nutzern erstellte Aufträge etc.).
Eigene Daten, aber gemeinsame Kundendatenbank: Der Nutzer sieht nur seine eigenen Aufträge, hat aber Zugriff auf die von anderen Nutzern im System erfassten Kunden.
Zusätzlich können Sie den Zugriff des Benutzers auf bestimmte Module einschränken, indem Sie ihm die entsprechende Rolle zuweisen. Jede Rolle enthält spezifische Berechtigungen, abhängig von der Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen. Um mehrere Rollen gleichzeitig auszuwählen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt, während Sie die gewünschten Rollen auswählen.
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