Import kosztów z pliku .csv lub .xls

Zmodyfikowano dnia śr, 4 Wrz o 3:53 PO POŁUDNIU

INSTRUKCJA IMPORTU KOSZTÓW Z PLIKU .CSV LUB .XLS

Funkcja importu kosztów z pliku pozwala na zaimportowanie kosztów z pliku .csv lub .xls - na podstawie stworzonego w fireTMS szablonu schematu importu kosztów.

1. W celu stworzenia takiego szablonu należy przejść do Konfiguracja >> Konfiguracja systemu >> zakładka Konfiguracja transportu, sekcja Konfiguracja szablonów importu kosztów, tutaj opcja Dodaj.

2. Kolejnym krokiem jest przypisanie nazw kolumn z pliku .csv lub .xls, które odpowiadają nazwom w tworzonym szablonie importu. Plik z kosztami można otworzyć dowolnym arkuszem kalkulacyjnym. Ważne jest, aby uzupełnić obowiązkowe pola w systemie w schemacie importu, które są oznaczone czerwoną gwiazdką.

Schemat importu na podstawie przykładowego pliku:

Separator oraz Cudzysłów - można sprawdzić w pliku .csv, otwierając go przykładowo za pomocą aplikacji Notatnik. W przypadku plików .xls separator należy ustawić jako spacja. Poniżej przykładowy plik w edycji, gdzie widać, że znakiem rozdzielającym jest średnik (Separator) oraz nie posiada on Cydzysłowia (wtedy w szablonie wybieramy wyrażenie Brak).

Format Daty - należy uzupełnić zgodnie ze wskazówkami w systemie. Poniżej przykładowe wartości uzupełnione dla różnego formatu dat, które mogą występować w pliku:

2023-05-25 (yyyy-MM-dd)
15.03.2023 (dd.MM.yyyy)
2023-03-27 20:02:28 (yyyy-MM-dd HH:mm:ss)

Nazwa kolumny ilość km - jeżeli tylko plik zawiera takie informacje, można wskazać w szablonie kolumnę z ilością kilometrów. Informacja na temat stanu licznika po zaimportowaniu pliku zostanie uzupełniona w (Pojazdy >> edycja wybranego Pojazdu >> zakładka Rejestr kilometrów). Warunkiem przeniesienia tej informacji z pliku jest oznaczenie tego kosztu typem: Paliwo (predefiniowany koszt systemowy).

Typ kosztu z pliku, Waluta z pliku, Numer dokumentu z pliku - można wskazać odpowiednią kolumnę z pliku z poszczególnymi wartościami lub określić jedną obowiązującą wartość dla całego pliku.

3. Po prawidłowym skonfigurowaniu szablonu importu można zaimportować plik z kosztami. W tym celu należy przejść do zakładki Pojazdy >> Koszty, po prawej stronie opcja Importy kosztów. W nowo otwartej zakładce po prawej stronie opcja Importuj z pliku:

4. W nowo otwartym oknie należy wybrać plik .csv lub .xls z dysku komputera oraz wskazać wcześniej skonfigurowany szablon. W przypadku braku numeru faktury z pliku obowiązkowe jest uzupełnienie tej informacji ręcznie. Obowiązkowym polem jest również Kontrahent, którego należy wybrać z listy. W tym oknie system daje również możliwość wskazania kolumny z listy, w celu pobierania danych z innej kolumny niż w skonfigurowanym schemacie. W tym miejscu jest też możliwość określenia separatora tysięcznego oraz dziesiętnego, który został zastosowany w pliku.

Podczas pierwszego importu system będzie chciał połączyć nowe rodzaje kosztów z pliku z rodzajami kosztów w systemie. Przykładowo, jeżeli w pliku mamy rodzaj kosztu ON, to możemy zaznaczyć, że będzie on w fireTMS odpowiednikiem kosztu Paliwo. Po zatwierdzeniu ustawienia te zostaną zapamiętane i podczas kolejnych importów (z użyciem tego samego szablonu) system będzie już wiedział, do jakich rodzajów w fireTMS mają być przypisane poszczególne koszty z pliku.

Kiedy w pliku znajdują się pojazdy, których nie ma w fireTMS, to system zapyta, czy dodać pojazdy do listy pojazdów. Po zaznaczeniu brakujących pojazdów, zostaną dodane do zakładki Pojazdy >> Pojazdy. W przypadku braku ich zaznaczenia, koszty przypisane do tych pojazdów nie zostaną zaimportowane (jak również same pojazdy).

Po wykonaniu importu na liście pojawi się informacja o wykonanym imporcie i aktualnym statusie, gdzie można zweryfikować, czy import przebiegł pomyślnie.

System pozwala tworzyć różnego rodzaju szablony, dzięki którym można importować pliki .csv lub .xls z preferowanych rodzajów kart paliwowych. Ważne jest, aby przed importem upewnić się, że plik jest poprawny i zgodny z ustawieniami szablonów, ponieważ dzięki temu fireTMS pozwoli szybko pobierać informacje o kosztach do systemu.