Import faktur zakupowych z KSeF w systemie fireTMS

Za pośrednictwem systemu fireTMS możliwy jest podgląd oraz import faktur zakupowych pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wystawionych na oddziały firmy. 

Spis treści artykułu:

• Warunki dostępu do podglądu faktur zakupowych z KSeF
• Dodatkowe opcje konfiguracyjne (integracja na poziomie oddziału)
• Widok faktur zakupowych z KSeF
• Autoryzacja na poziomie oddziału
• Import faktur
• Odrzucanie faktur
• Filtrowanie listy faktur
• Widoczność faktur a uprawnienia i dostęp do oddziałów
  
  

Warunki dostępu do podglądu faktur zakupowych z KSeF

Aby możliwy był podgląd oraz import faktur zakupowych z KSeF w systemie fireTMS, muszą zostać spełnione następujące warunki:

• włączona integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF),
• poprawnie skonfigurowana autoryzacja na poziomie oddziału (token lub certyfikat),
• nadane użytkownikowi odpowiednie uprawnienia do obsługi faktur KSeF (dostęp do faktur).
  
  

Brak spełnienia któregokolwiek z powyższych warunków uniemożliwi wyświetlenie listy faktur zakupowych z KSeF w systemie.

Dodatkowe opcje konfiguracyjne

Przechodząc do:
Konfiguracja >> Oddziały >> wybrany oddział >> Edytuj.

W zakładce KSeF, w polu Integracja z KSeF dla oddziału, dostępne są dwie opcje:

• Aktywuj wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF – wymagana do wysyłki faktur przy użyciu certyfikatu lub tokenu
• Pobieraj faktury zakupowe z KSeF – wymaga certyfikatu lub tokenu

Działanie opcji:

• Jeżeli zostanie zaznaczona opcja Aktywuj wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF, w systemie będzie możliwość wysyłania faktur sprzedażowych do KSeF.
• Jeżeli zostanie zaznaczona wyłącznie opcja Pobieraj faktury zakupowe z KSeF, w systemie będzie możliwość pobierania faktur zakupowych z KSeF, ale nie będzie możliwości wysyłania faktur sprzedażowych do KSeF.
• Jeżeli zostaną zaznaczone obie opcje jednocześnie, w systemie będzie możliwość zarówno wysyłania faktur sprzedażowych do KSeF, jak i pobierania faktur zakupowych z KSeF.

Widok faktur zakupowych z KSeF

W celu wyświetlenia listy faktur zakupowych z KSeF, przejdź do:
Księgowość >> Zakupy >> Import faktur zakupowych z KSeF.

Widok ten umożliwia:

• podgląd dokumentów kosztowych wystawionych na oddziały firmy w KSeF,
• import wybranych faktur do systemu,
• odrzucanie dokumentów bezpośrednio z listy.

Na liście prezentowane są faktury zakupowe przypisane do oddziałów, które zostały wystawione w KSeF.
 

Autoryzacja na poziomie oddziału

Aby możliwe było wyświetlanie oraz import faktur dla danego oddziału, konieczne jest skonfigurowanie autoryzacji na poziomie oddziału.

Możliwe formy autoryzacji:

• certyfikat dodany na poziomie oddziału,
• token dodany na poziomie oddziału.

Uwaga: Do podglądu faktur zakupowych z KSeF nie można wykorzystać tokenu ani certyfikatu dodanego wyłącznie w profilu użytkownika. Autoryzacja musi być skonfigurowana na poziomie oddziału.

Import faktur

Z poziomu listy faktur zakupowych z KSeF możliwy jest import wybranego dokumentu do systemu fireTMS.

Aby zaimportować fakturę:

• Zaznacz wybraną fakturę na liście.
• Po prawej stronie wybierz przycisk Importuj.

Po weryfikacji danych:

• Kliknij przycisk Zatwierdź.

Po zatwierdzeniu dokument:

• zostanie zapisany w systemie jako faktura zakupowa,
• jego status na liście faktur z KSeF zmieni się na Zaimportowana.
  
  

Uwaga: Obecnie import faktur korygujących z KSeF nie jest możliwy.

Odrzucanie faktur

Z poziomu listy faktur kosztowych z KSeF możliwe jest odrzucenie wybranej faktury.

Aby odrzucić fakturę:

• Kliknij wybraną fakturę na liście.
• Po prawej stronie wybierz przycisk Odrzuć.

Odrzucone dokumenty można ponownie wyświetlić, zaznaczając checkbox: Pokaż odrzucone.
Po zaznaczeniu tej opcji na liście wyświetlane będą również wcześniej odrzucone faktury.

Uwaga: Odrzucenie faktury ma charakter wyłącznie informacyjny i dotyczy jedynie systemu fireTMS. Oznaczenie faktury jako odrzuconej nie ma żadnego wpływu na dokument w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) ani na jego status w KSeF.

Filtrowanie listy faktur

Lista faktur kosztowych z KSeF umożliwia filtrowanie danych.

Aby zastosować filtr, kliknij strzałkę przy polu Wybierz filtr.

Dostępne filtry:

• Oddział
• Data wystawienia
• Status
• Rodzaj faktury

Filtrowanie pozwala zawęzić listę dokumentów i szybciej odnaleźć konkretną fakturę.

Widoczność faktur a uprawnienia i dostęp do oddziałów

Faktury kosztowe z KSeF są przypisane do konkretnych oddziałów.

Jeżeli użytkownik:

• posiada uprawnienia do odczytu faktur z KSeF,
• ale nie ma dostępu do danego oddziału,

nie zobaczy faktur przypisanych do tego oddziału.

Widoczność dokumentów zależy zarówno od nadanych uprawnień KSeF, jak i dostępu użytkownika do konkretnego oddziału w systemie fireTMS.