Zarządzanie dodatkowymi adresami e-mail w systemie fireTMS

W systemie fireTMS istnieje możliwość centralnego zarządzania nadawcami wiadomości e-mail. Użytkownik z rolą Administratora może dodawać dodatkowe adresy e-mail (skrzynki nadawcze) oraz przypisywać je do wybranych użytkowników, ról i oddziałów  w systemie.

Dzięki temu korespondencja mailowa może być prowadzona z adresów dopasowanych do struktury organizacyjnej firmy, co zwiększa przejrzystość komunikacji oraz minimalizuje ryzyko błędów przy wyborze nadawcy wiadomości.

Spis treści artykułu:

• Dodanie nowej skrzynki nadawczej
• Dostępne metody konfiguracji skrzynki e-mail
• Konfiguracja SMTP w fireTMS
• Konfiguracja dodanej skrzynki
• Mechanizm przypisań
• Indywidualna konfiguracja skrzynki przez użytkownika
• Dodanie własnej skrzynki przez użytkownika

Dodanie nowej skrzynki nadawczej

W celu skonfigurowania skrzynek nadawczych w systemie fireTMS przejdź do:

Konfiguracja >> Adresy e-mail.

Następnie użyj opcji Dodaj, aby wprowadzić nowy adres e-mail i rozpocząć proces jego integracji z systemem.

Dostępne metody konfiguracji skrzynki e-mail

Po wybraniu opcji Dodaj, należy wskazać metodę połączenia skrzynki e-mail z systemem fireTMS.

Połącz z kontem Microsoft (Outlook)

Metoda zalecana dla firm korzystających z pakietu Office 365.
Logowanie i autoryzacja odbywają się bezpośrednio przez konto Microsoft.

Konfiguracja SMTP

Uniwersalna metoda umożliwiająca podłączenie dowolnej skrzynki e-mail, w tym:

• Gmail
• Interia
• Onet
• WP
• serwer firmowy
• inne skrzynki obsługujące protokół SMTP

Konfiguracja wymaga ręcznego wprowadzenia danych serwera pocztowego.

Konfiguracja DNS - w trakcie implementacji

Metoda oparta na konfiguracji rekordów domeny e-mail.

Zestaw ustawień DNS określa:

• gdzie mają trafiać wiadomości,
• w jaki sposób weryfikowana jest autentyczność nadawcy,
• czy wysyłane wiadomości nie będą oznaczane jako spam.

Konfiguracja SMTP w fireTMS – instrukcja uniwersalna

Konfigurację SMTP należy wybrać, jeśli chcesz podłączyć skrzynkę e-mail do wysyłki wiadomości z fireTMS jako nadawca tej skrzynki.

W celu skonfigurowania skrzynki przejdź do:

Konfiguracja >> Adresy e-mail >> Dodaj.

W wyświetlanym oknie wyboru metody wybierz:

Konfiguracja SMTP

Następnie kliknij przycisk Dalej.

Uzupełnij wymagane pola:

• E-mail - pełny adres e-mail (zwykle jest również loginem do poczty),
• Hasło - hasło do skrzynki lub hasło aplikacji (jeśli wymagane przez dostawcę),
• Host SMTP - adres serwera SMTP,
• Port - port SMTP,
• Szyfrowanie SSL - zaznacz lub odznacz zgodnie z ustawieniami dostawcy.

Aby zapisać zmiany, kliknij Przetestuj połączenie i zapisz.

Uwaga: W polach Host SMTP / Port / Szyfrowanie SSL należy wprowadzić dokładnie wartości zgodne z dokumentacją dostawcy poczty. Nie należy zmieniać tych ustawień „na próbę”.

Konfiguracja dodanej skrzynki

Po dodaniu skrzynki nadawczej do systemu Administrator ma możliwość przypisania adresu e-mail do:

• Użytkowników
• Oddziałów
• Ról

Przypisania można dokonać:

• za pomocą ikon widocznych w poszczególnych kolumnach przypisań,
  
  

• lub przy użyciu opcji dostępnych po prawej stronie listy: Przypisz użytkowników, Przypisz oddziały, Przypisz role.
  
  

• edytowania danych skrzynki – opcja Edytuj,
• usunięcia skrzynki z systemu – opcja Usuń.
  
  

Mechanizm przypisań

Mechanizm przypisań opiera się na hierarchii filtrów, które stopniowo zawężają listę użytkowników objętych danym przypisaniem.

• Rola – stanowi najbardziej ogólny poziom przypisania i jest pierwszym filtrem określającym grupę użytkowników, którzy mogą zostać uwzględnieni.
• Oddział – zawęża listę użytkowników wynikającą z przypisanej roli. Po jego ustawieniu uwzględniani są wyłącznie użytkownicy spełniający jednocześnie oba kryteria: przypisaną rolę oraz oddział.
• Przypisz użytkowników – etap końcowy, na którym prezentowana jest lista użytkowników wynikająca z wcześniej zastosowanych filtrów (rola i oddział). Na tym poziomie możliwe jest ręczne doprecyzowanie przypisania poprzez:

• dodanie wybranych użytkowników,
• usunięcie wybranych użytkowników,
• nawet jeśli spełniają oni kryteria roli i oddziału.
  
  

Uwaga: Ręczne modyfikacje wykonane na poziomie użytkowników mogą zostać nadpisane w przypadku późniejszej edycji przypisania roli lub oddziału, ponieważ system ponownie przelicza listę użytkowników na podstawie aktualnych filtrów.

Zalecana kolejność konfiguracji:

1. Przypisz role
2. Przypisz oddziały
3. Przypisz użytkowników (ręczne korekty wykonywać na końcu)

Indywidualna konfiguracja skrzynki przez użytkownika

Każdy użytkownik, któremu zostały przypisane skrzynki nadawcze, może podczas wysyłania wiadomości e-mail z fireTMS wybrać, która z przypisanych mu skrzynek ma być nadawcą wiadomości.

Użytkownik może również ustawić domyślny adres e-mail, który będzie automatycznie podpowiadany jako nadawca nowych wiadomości.

W tym celu przejdź do:

Konfiguracja >> Mój profil.

W sekcji E-maile przypisane do użytkownika:

• Wybierz adres z listy,
• Kliknij Oznacz jako domyślny.

Dodanie własnej skrzynki przez użytkownika

Każdy użytkownik może złożyć wniosek o dodanie własnej skrzynki nadawczej.

W tym celu należy przejść do:

Konfiguracja >> Mój profil.

W sekcji E-maile przypisane do użytkownika kliknij Dodaj.

Po wybraniu tej opcji możliwe jest skonfigurowanie skrzynki nadawczej jedną z dostępnych metod – analogicznie jak w przypadku skrzynek dodawanych przez Administratora.

Po złożeniu wniosku Administrator:

• zatwierdza lub
• odrzuca prośbę użytkownika.

Weryfikacja odbywa się w:

Konfiguracja >> Adresy e-mail, opcja Weryfikacja.

Po zaakceptowaniu skrzynki użytkownik może korzystać z niej podczas wysyłania wiadomości z systemu.